2018/10/119 Shares

大半の人が知っているけど、ほとんどの人がやらない業務改善法

周りの人に聞いても大半の人は知っているけど、やらないもしくは形骸化している業務改善法

かく言う私も昔から知ってる・やっている体で、他人の作成していたモノは、使用していました。他人がどういう意図をもって、「それ」を作成したかを十二分に理解しないまま。

最近、とある本を読んで自分なりに業務・朝の習慣に落とし込んだのですが、これは使えるとそのまま1ヶ月ほど運用しています。

「それ」って気になりますよね?

冒頭で種明かししておきます。『チェックリスト』です。

チェックリストとい言えば、あのチェックリストです。拍子抜けしたかもしれませんが、チェックリストが何百万の命を救ってきたのも事実。

『アナタはなぜチェックリストを使わないか 著:アトゥール・ガワンデ』を読んで、即活用しましたが、業務改善に非常に有効活用していますので、ご紹介します。

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誰もが知っているけど、誰もがやらない

冒頭でも書きましたが、誰でも何らかのチェックリストを作成or活用しているはずです。

手順書・プロセスシートなどなど色々な呼び名がありますが、一括でチェックリストと呼びます。このチェックリスト使っているようで、使わされているという方が多いはず。

中には、「チェックリストなんていらない!長年の経験と勘さえあれば、滞りなく業務は進む」と思っている方も多々います。

今でもこういう方いるんだと驚かれる方もいますが、自分の力を過信するとよく起こります。うっかりミスですめばいいですが、時には多くの人命を失う結果に繋がります。

1つの事例をご紹介しましょう。

テネリフェ空港ジャンボ機衝突事故

テネリフェ空港ジャンボ機衝突事故(テネリフェくうこうジャンボきしょうとつじこ)は、1977年3月27日17時6分(現地時間)、スペイン領カナリア諸島のテネリフェ島にあるテネリフェ空港の滑走路上で2機のボーイング747型機同士が衝突し、乗客乗員のうち合わせて583人が死亡した事故の通称である。

WIKIペディア参照

2機のジャンボ機が滑走路上でぶつかって大破炎上して、583人もの尊い命を亡くした史上最悪の事故です。

現場は濃霧で視界が悪かったとはいえ、あってはならない事故なのですが、起こってしまいました。

直接的な原因は、管制塔とのコミュニケーション不足ですが、間接的な原因として『過信』があげられています。

操縦士に権限が集まり過ぎている時代で、離陸前に機関士がまだ機体がいるのではと進言した所、「いるわけがない」と一蹴されています。

いるわけがない機体が「いた」ので大惨事になった事例なのですが、過信が大惨事を招いた例です。

チェックリストに振り回される人々

ホントの意味で活用できている方は、ごく少数。私も含めてみんな、チェックリストに振り回されている方がほとんどです。

チェックリストがあっても振り回される人の典型的な例として、以下のような点をあげています。

適切な権限委譲ができていない

一人で決めて行動して結果を出せる業務であれば問題ありませんが、チームプレーでこれをやると周りが迷惑です。チェックリストがあっても、意味がなくなります。

指摘する人間がいなくなると、後は形だけのチェックリストが残るのみです。

テネリフェのような、過信が起きやすくなります。

準備不足

チェックリスト作成の準備が、不足している場合があります。

何をチェックリストにのせて、何をのせないのか?最初に簡易的なモノを作成して、ブラッシュアップしていければいいですが、状況によってはある程度のリストを作成する必要があります。

何も考えずに重要そうだとリストにのせると、チェック項目だらけになります。

手順省略

作成したチェックリストの手順飛ばし。

よくあることなのですが、他人が作成したリストほど飛ばしたくなるもの。

自分で作成すれば、ある程度責任が生まれますが、他人の作成分ほど他人事になります。

重要だからこそリストに載っているのに飛ばすとうことは、意味をなさないです。

コミュニケーション不足

完全なチェックリストが作成できたとしても、最後は人間がチェックすることになります。

一人の目線だけでは見落としがある可能性が高いです。

複数の人間でコミュニケーションを取りながら、チェックを入れていく方が振り回されずに済みます。

最後に

チェックリスト作成しても使わないと意味ないですから!作成したら使用して、他人の意見も取り入れながら、ブラッシュアップしていきましょう。

ママ
あんたのことやん!
たろ
・・・頑張って使います。

本書は、具体的なチェックリスト作成のためのチェックリストも巻末に付属しているので、非常に使いやすい1冊に仕上がっています。